Kære medarbejder, sådan passer vi på dine personlige oplysninger

Om registrering ifølge databeskyttelsesforordningen.

Gymnasiet vil i forbindelse med din ansættelse registrere bestemte personoplysninger om dig. Behandlingen sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen (art. 6, stk. 1, litra c).

Formål med behandlingen

Formålet med behandlingen af dine personlige oplysninger er dels at overholde gældende ansættelsesret, dels at kunne levere personaleadministration.

Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, som vi registrerer om dig, er:

Almindelige personlige oplysninger: Navn, cpr-nummer, adresse, telefonnummer, mail, kontonummer, formelle faglige kompetencer, eksamensbevis (herunder karakterer), aftalt løn og ansættelsesvilkår.

Følsomme personlige oplysninger: I forbindelse med lønadministration kan vi have registreret dit fagforeningstilhørsforhold. Endvidere kan vi registrere visse helbredsoplysninger, som du selv oplyser os om, og som vi skal tage hensyn til i forbindelse med din ansættelse.

Vi ønsker også at indhente dit skriftlige samtykke til, at dit navn og billede bliver offentliggjort på gymnasiets hjemmeside og i det studieadministrative system, Lectio.

Personoplysninger, du afgiver skriftligt samtykke til at vi behandler, vil kun være tilgængelige for relevante udpegede personer på skolen, medmindre andet er påkrævet i henhold til lovgivningen.

Hvem modtager oplysningerne

Dokumentation i forbindelse med ansøgning og disse almindelige og følsomme personlige oplysninger vil udelukkende blive anvendt administrativt og kan kun tilgås af ansatte i skolens administration og ledelse.

Oplysningerne opbevares og behandles i henholdsvis skolens administrative system (Lectio) og skolens lønsystem (Silkeborg Data). Endvidere videresendes oplysningerne til SKAT og andre offentlige myndigheder i henhold til lovkrav herom.

Hvordan opbevarer vi oplysningerne¨

Når din ansættelse ophører, vil vi senest 5 år efter ansættelsens ophør, slette vores personoplysninger om dig.

Dine rettigheder

Persondataforordningen (kap. 3, artikel 13-22) giver dig bestemte rettigheder i forbindelse med, at du bliver registreret i skolens administrative systemer. Du har:

  • Ret til at modtage oplysning om behandlinger af dine personoplysninger.
  • Ret til at få indsigt i dine personoplysninger, dvs. ret til at se, hvad vi har registreret om dig.
  • Ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget, dvs. ret til at få rettet fejlregistreringer.
  • Ret til at få dine personoplysninger slettet (”retten til at blive glemt”), dvs. ret til at få slettet dine oplysninger hos os, når du forlader institutionen.
  • Ret til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet)
  • Ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du mener, at gymnasiet ikke følger reglerne.

Desuden har du:

  • Ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
  • Ret til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

Vi bruger ikke dine personoplysninger til disse to sidste punkter uden først at indhente dit skriftlige samtykke.

Mere information og klagerettigheder

Du kan indhente meget mere information ved at læse skolens persondatahåndbog og IT- og datapolitik. Begge kan du få adgang til på skolens kontor og persondatahåndbogen er tillige tilgængelig på skolens hjemmeside.

Er du utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger op, har du ret til at klage til Datatilsynet. Kontaktoplysningerne finder du på www.datatilsynet.dk, hvor du også finder et telefonnummer til deres rådgivnings telefon.

Du er også altid velkommen til at kontakte skolens kontor eller Databeskyttelsesrådgiver (DPO) med spørgsmål.

Kontaktoplysninger til skolens DPO:

Palle G. Grønbæk
E-mail: pg@frhavn-gym.dk
Direkte tlf.: 22 18 11 20 hverdage mellem 9:00 og 10:00